最低限の会議のルール

最低限の会議のルール

会議とは

2010年1月10日。

昔、<会議ばかりやっている会社は危ない>と聞いたことがあるが。今私が働いている会社は、年明けから会議フィーバーだ。

そんな会議フィーバーの中、今働いている会社の現状などを踏まえ、強く思うことを伝えさせて頂く。

もちろん未来の社員達が違うと思うなら言って頂きたい。

①事前に終わりの時間は決めよう

(結果的にその時間を過ぎてしまうのはまだしも)

何時まで会議をするのか分からなければ、予定を立てることが出来ないし、ダラダラと時間だけを過ごすのは大変無駄だ。

②資料は絶対に事前に配ろう、資料は量より質

会議が始まってから皆で資料を読む時間ほど無駄の時間はない。

また、事前に資料を配らずに、議題に入る前に内容説明から入るなどあってはならないと思う。

そして、今でもたまに<こんなに考えました>と言いたげに分厚い資料を提出する人がいるが、読む気にもなれない。

難しい内容ほど短く明確な方がいい。

読む人のことを考えた資料作りを心がけよう。

③会議室という場所ではないことがいい結果を招くこともある。

(会議は会議室だけでしか出来ないということはない)

今、会議の内容等に応じて会議室の色を分け、内装を変えたり、立ち会議をしたりしている企業があるが、もっと言ってしまえば、喫煙所・ランチの時間・飲みの席・電車の中等々、どこだろうが関係ない。

もっともっと言えば、私に言いたいことが今あるなら今伝えてくれればいい。

それに会議が伝達や確認になることがある。

そんなモノはわざわざ会議の中でやることではない。

④入社したばかりであればあるだけ会議では発言しよう。

長くその会社にいると、当たり前に思ってしまって疑問を抱かないこと等もある。

入社したばかりだからこそ、そんな人の意見は貴重だ。

また、宮崎駿さんも以前おっしゃっていたが、若い頃には大事なことの一つに

<人に認められること>

が挙げられる。

どんな意見でもどんどん発言し、自分の意見を人に伝える能力も磨いてほしい。

⑤状況によって、否定語を使う使わないを考えよう。

あげ足をとるということと、その提案に対する疑問をぶつけるのは違う。

例え「?」という提案でも大きく広がる可能性は十分にある。

以上、簡単に5点を挙げさせてもらった。

上記もごく一部であるし、今時点で私が働いている会社での会議で感じる事項である。

それ以外に考えていることもあるし、この先もっといい方法や意見が未来の社員達から出て来てくれることを期待している。

今、出席した社員の数、役職を入力すると、会議にかかる人件費が換算出来るソフトもあるらしいが(ミーティングタイマー)、以前ある調査で企業が会議に費やす時間は、業務時間の3割という結果を見たことがある。

未来の社員達がこのブログを読んでいる頃、私達の会議が例え3割以下だとしても、皆が有効な会議をいつも心がけていこう。

自分自身へ

そして自分自身に。

→会議は報告の場ではなく、決定の場であるべきだ。

①今決める

②後で決める

③任せる

上記をスピード感を持って決定することを常に意識して臨もう!

そして、もし私が会議を開こうと言った時、そういう気分じゃないなら断ってくれて構わない。

なぜなら、私は後悔させない自信があるからだ!

後から「やっぱり」と言ってきた頃には、内村と二人で盛り上がってしまっているだろう!

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